4. Gebruik van mails (versie 2)
1. huidige situatie:
functionele mailboxen voor contact met leden en persoonlijke mailboxen voor alle andere contacten (Mechelen, TuinHier regionaal, intra-bestuur…)
nadeel persoonlijke mailbox:
- bij afwezigheid van een persoon beschikt de vervanger niet altijd over de juiste mails
- vermenging “privé” met “volkstuin”
- wanneer een bestuurslid vervangen wordt beschikt de opvolger niet over de relevante mails
- teveel personen in copie
- wie bewaard ?
- documenten en bestanden : wie heeft de laatste versie ? –> ONE DRIVE
- iedereen moet zijn mailbox opkuisen en organiseren
- terugzoeken van een mail vraagt soms tijd
2. Wat ter beschikking ? paswoord: Kringloop123
- volkstuinmechelen@gmail.com gekoppeld aan GOOGLE app
- SYSTRAY (5 mailboxen)
- tuinhier@volkstuinmechelen.be : verzenden mails naar leden
- eventueel : bestuur@volkstuinmechelen.be
- ……
3. Contacten met de leden :
- Hoe organiseren we ons om deze mails te beantwoorden en te archiveren?
- Welk programma gebruiken?
VOORSTEL :
- twee adressen behouden maar alles forwarden naar 1 mailadres
- gmail webmail gebruiken met labels
- mail komt binnen in INBOX
- verwijderen, doorsturen of behandelen
- behandelen : door wie? label toekennen (mail voor JAN, ….) en uit INBOX plaatsen
- iedereen regelt zijn eigen labels (archief, )
- antwoord : STER
- relevant ONDERWERP kiezen voor de mail
4. Andere contacten ?