Mechelen

** 1. algemeen, huidige situatie, objectieven (V1.0)

  • Algemeen : een vereniging
    • heeft informatie (data, gegevens); deze staat in bestanden (.DOC,.XLS,.PPT, ….); deze moet bijgehouden worden op een efficiënte manier (geklasseerd, laatste versie geïdentificeerd, backup, onafhankelijk van de huidige titularissen, …)
    • geeft toegang tot deze informatie (of verspreidt deze) op een efficiënte manier : website, mail, cloud, …
    • informatie en verspreiding op verschillende niveaus : publiek, leden, bestuur
  • Actuele situatie voor onze vereniging
      • publiek en leden : een aantal bestanden toegankelijk voor publiek en leden staan reeds op website (NIET volledig) verspreid via website en nieuwsbrieven
      • bestuur :  bestanden staan nog op persoonlijke PC (wie heeft de laatste versie en op welke van zijn PC staat die ?, backup ?) NIET EFFICIENT

        • verspreiding via mail :

        • “onderwerp” van de mail slecht gekozen en mails met het gebruik van de beantwoordoptie worden onderwerpen gemengd
        • teveel personen in copie
        • wie bewaard ?
        • documenten en bestanden : wie heeft de laatste versie ?
        • iedereen moet zijn mailbox opkuisen en organiseren
        • terugzoeken van een mail vraagt soms tijd
        • persoonlijke mailboxen –> bij afwezigheid van één persoon beschikt de vervanger niet altijd over de juiste mails
  • Doelstelling :
    • informatie voor het publiek en leden : website vervolledigen –> vorming : iedereen van het bestuur moet artikels kunnen publiceren : zie fiches
    • informatie voor het bestuur : we zouden onze bestanden moeten bewaren op 1 plaats toegankelijk voor iedereen :   CLOUD –> vorming (website neemt teveel plaats in, minder mogelijkheden)